Manfaat Bagi Perusahaan Dengan Menerapkan Teknologi Informasi

Manfaat yang diperoleh oleh organisasi atau perusahaan yang menerapkan teknologi informasi sifatnya berbeda-­beda satu dan lainnya. Memperkirakan atau menilai manfaat ini adalah merupakan seni tersendiri karena harus dilakukan dengan cara memperhatikan konteks yang lebih besar, terutama terkait dengan organisasi dimana teknologi tersebut berada. Meta Group menegaskan kembali konsep penilaian ini dengan istilah IT Value Management (Fisher, 2000). Menurutnya, terdapat 6 (enam) langkah strategi yang harus dilakukan oleh manajemen di dalam usahanya untuk menentukan atau menilai manfaat yang akan diperoleh dengan diimplementasikannya aplikasi teknologi informasi.

LANGKAH 1: ESTABLISH IT’S ROLE IN CREATING BENEFITS

Setiap individu dapat memandang teknologi informasi secara berbeda, tergantung dari kacamata atau perspektifnya masing-­‐masing. Pimpinan perusahaan dalam hal ini harus memiliki kemampuan untuk mengartikulasikan peranan teknologi informasi yang spesifik bagi perusahaannya dengan cara menekankan kepada segenap manajemen dan karyawan perusahaannya akan posisi teknologi informasi yang dimaksud di dalam kerangka usaha yang ada. Dengan cara demikianlah maka akan didapat kesatuan pandangan akan manfaat teknologi informasi yang akan dan diharapkan diperoleh dengan keberadaannya di perusahaan.

Sejumlah teori mengatakan bahwa karakteristik industri dimana perusahaan itu berada akan sangat mempengaruhi tipe peran teknologi informasi dalam memberikan manfaatnya. Lihatlah beberapa contoh teori yang kerap dipergunakan sebagai berikut:

• Teori Tallon yang membagi peranan teknologi informasi berdasarkan aspek Strategic Positioning dan Operational Effectiveness sehingga didapatkanlah tipe-­‐tipe peran yaitu: Dual Focus, Operations Focus, Market Focus, dan Unfocused.
• Teori Warren McFarlan yang mengklasifikasikan teknologi informasi berdasarkan aspek Business Fuctionality Dependent Upon IT dan aspek IT Development for Competitive Advantage sehingga terdapatlah empat tipe peranan yaitu masing-­‐masing: Stratetic, Turnaround, Factory, dan Support.
• Teori Accounting Practices yang secara gambling membagi hakekat teknologi informasi menjadi empat jenis besar yaitu: Cost Center, Profit Center, Investment Center, dan Service Center.

Inti dari langkah ini adalah adanya kesepakatan dan pemahaman bersama dari seluruh jajaran perusahaan bahwa keberadaan teknologi informasi adalah semata-­‐mata untuk mendatangkan manfaat bisnis tertentu yang telah dicanangkan bersama.

LANGKAH 2: CLASSIFY BENEFITS WITHIN YOUR IT PORTFOLIO

Setiap perusahaan biasanya menerapkan lebih dari satu aplikasi teknologi informasi. Yang perlu dipahami adalah bahwa setiap jenis aplikasi memiliki hakekat manfaat yang berbeda satu dan lainnya. Terhadap masing-­‐masing aplikasi yang berada pada portofolio aplikasi teknologi informasi tersebut, perlu dilakukan pemetaan terhadap peranan dan manfaatnya masing-­‐masing. Ada beberapa sistem pembagian kategori yang dapat dilakukan. Contohnya adalah lima kateogri yang diperkenalkan oleh Weill dan Broadbent sebagai berikut:

• Strategic – memberikan manfaat dalam hal peningkatan daya saing;
• Informational - memberikan  manfaat  dalam  hal  meningkatkan  fungsi  kontrol  dan pengambilan keputusan;
• Transactional - memberikan manfaat dalam hal pengurangan biaya dan peningkatan produktivitas;
• Infrastructure - memberikan manfaat sebagai perangkat penunjang pengintegrasian proses bisnis dan utilisasi sumber daya usaha; dan
• Research and Development – memberikan manfaat untuk inovasi baru dalam bisnis.

Dengan melakukan klasifikasi terhadap manfaat tersebut maka perusahaan dapat melihat apakah mayoritas (atau perbandingan) aplikasi dengan proporsi terbesar sejalan dengan peranan teknologi informasi yang telah didefinisikan sebelumnya. Jika ya, berarti perusahaan telah secara tepat memposisikan keberadaan teknologi informasi dalam konteks bisnis yang berarti pula akan meningkatkan probabilitas keberhasilan pencapaian manfaat teknologi informasi. Jika tidak, perlu diadakan pengkajian ulang dengan melibatkan sejumlah pertimbangan-­‐pertimbangan dan alasan-­‐alasan tertentu.

LANGKAH 3: MAP IT BENEFITS ONTO BUSINESS STRATEGY

Setelah masing-­‐masing manfaat tersebut teridentifikasi dan diklasifikasikan, maka langkah selanjutnya adalah mencari kaitan antara manfaat tersebut dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan. Ada beberapa anchor atau titik kaitan yang dapat dipergunakan, misalnya adalah dengan menghubungkan manfaat tersebut dengan obyektif atau sasaran bisnis, critical success factors, key performance measures, key goal indicators, dan lain sebagainya. Dengan demikian maka akan jelas terlihat bahwa keberadaan teknologi informasi memang sejalan dengan strategis bisnis yang dianut. Contoh sejumlah business drivers yang dapat dipergunakan terkait dengan hal ini adalah kemampuan teknologi informasi di dalam hal-­‐hal semacam:

• Memaksimalkan utilisasi aset dan sumber daya perusahaan;
• Memperbaiki kualitas tata kelola atau manajemen informasi;
• Memelihara dan menarik pelanggan baru bagi perusahaan;
• Meningkatkan mutu hubungan atau relasi dengan para mitra bisnis;
• Menarik, mengembangkan, serta menanamkan motivasi tinggi bagi karyawan;
• Menumbuhkan jangkauan serta ruang lingkup bisnis;
• Mengoptimalkan investasi infrastruktur;
• Mengakomodasi sejumlah persyaratan regulasi; dan
• Menambah value secara finansial.

Cara lain yang kerap dipergunakan oleh perusahaan adalah menghubungkan manfaat teknologi informasi dengan sejumlah konsep manajemen yang diimplementasikan perusahaan tersebut, seperti: value chain, balanced scorecard, ISO 9001:2000, sixth sigma, dan lain sebagainya.

LANGKAH 4: BUILD IT BENEFITS INTO PROJECT DEVELOPMENT

Manfaat dari teknologi informasi baru dapat dirasakan apabila perangkat teknologi tersebut benar-­‐benar dibangun dan diterapkan. Mengingat bahwa hampir seluruh pengembangan teknologi informasi dilakukan dengan menggunakan pendekatan berbasis proyek, maka target tercapainya manfaat teknologi informasi tersebut harus benar-­‐benar dipahami oleh segenap stakeholder langsung maupun tidak langsung dari seluruh proyek yang terdapat di perusahaan. Dalam hal ini, project manager dan project leader merupakan para individu yang paling bertanggung jawab untuk mempromosikan dan meyakinkan tercapainya manfaat teknologi informasi dalam setiap inisiatif proyek yang ada. Berdasarkan teori Integrated Project Management dan konsep Project Management Body of Knowledge, terdapat 4 (empat) tahap utama di dalam mengelola proyek yang perlu diperhatikan, terutama dalam kaitannya untuk mempertinggi tingkat keberhasilan proyek tersebut, yaitu:

• Tahap Preconditioning – yang pada dasarnya merupakan suatu penanaman pemahaman kepada seluruh stakeholder atau awareness mengapa sebuah proyek harus dilaksanakan;
• Tahap Project in Action – yang merupakan serangkaian proses semenjak dideklarasikannya sebuah proyek hingga tahap penyelesaian akhirnya;
• Tahap Transition Management – yang merupakan proses pasca proyek dimana hasil atau outcome dari proyek tersebut harus diintegrasikan dengan sistem bisnis secara utuh dalam bentuk manajemen transisi (atau change management); dan
• Tahap Continuous Improvement – yang merupakan mekanisme di dalam perusahaan sebagai komitmen untuk selalu memperbaharui diri ke arah yang lebih baik dalam bentuk perbaikan-­‐perbaikan kinerja yang berkesinambungan.

LANGKAH 5: USE RISK TO DISCOUNT IT BENEFITS

Keberadaan resiko dalam berbagai aktivitas manusia merupakan kenyataan kehidupan yang tidak dapat dihindari. Demikian pula dengan setiap inisiatif pengembangan teknologi informasi pasti akan dibayang-­‐bayangi dengan sejumlah kehadiran sejumlah resiko, baik yang berskala rendah, menengah, dan tinggi. Total manfaat yang diperkirakan akan diperoleh perusahaan harus ”dikurangi” dengan keberadaan resiko tersebut, yang dapat dilakukan dengan menggunakan tiga tahapan.

Tahap pertama adalah dengan melakukan pengukuran terhadap besarnya resiko tersebut. Besar kecilnya resiko biasanya ditentukan oleh sejumlah faktor, seperti: ukuran atau ruang lingkup proyek, tingkat kompleksitas proyek, kesiapan perusahaan untuk berubah, ketersediaan sumber daya manusia dengan kompetensi atau keahlian tertentu, dan lain sebagainya. Biasanya dengan menggunakan teknik scoring maka dapat dilihat seberapa besar resiko yang dihadapi perusahaan terkait dengan inisiatif pengembangan aplikasi teknologi informasi tertentu.

Tahap kedua adalah dengan melakukan perbandingan atau kalkulasi ”pengurangan” antara manfaat yang akan didapat dengan besar kecilnya resiko yang dihadapi tersebut. Untuk mempermudah perhitungan dapat dipergunakan peta matriks 2x2 dimana aspek yang dipergunakan adalah besar kecilnya manfaat yang diperoleh dan besar kecilnya resiko yang dihadapi.

Tahap ketiga adalah menentukan daerah resiko mana saja yang sesuai atau sepadan dengan strategi bisnis perusahaan, sehingga proyek­‐proyek teknologi informasi yang berada di daerah tersebut sajalah yang akan dikembangkan perusahaan. Misalnya dari matriks yang ada dipilih proyek­‐proyek yang berada di dalam domain manfaat besar dan resiko kecil serta domain manfaat kecil dan resiko kecil. Namun untuk seorang pimpinan perusahaan yang bersifat risk taker, tidak mustahil berani untuk memilih melakukan proyek dengan kriteria manfaat besar dan resiko kecil.

LANGKAH 6: PUT POST IMPLEMENTATION REVIEWS TO WORK

Pada hakekatnya, melakukan prosedur langkah 1 sampai dengan langkah 5 di atas merupakan suatu proses pembelajaran yang tidak akan lepas dari sejumlah kesalahan. Oleh karena itulah harus ada mekanisme evaluasi pasca implementasi prosedur tersebut di atas, sehingga metodologi yang dipergunakan dalam menilai manfaat yang diberikan teknologi informasi kepada bisnis dapat senantiasa diperbaiki.